Nómina Electrónica

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con u proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional.

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021. El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación. Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.

La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores. Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»

Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual. El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»

El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021 fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la nómina electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga.

Entre menos trabajadores más plazo se tiene para implementar la nómina electrónica. El proceso de habilitación en la Dian de la nómina electrónica inicia para todos el 31 de mayo de 2021, lo que el empleador debe hacer lo más pronto posible para tener implementada la nómina dentro los plazos máximos que contempla la ley. Los anteriores plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica. Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022. Recuerde que para generar la nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio en la página de la Dian, para luego implementarla, lo que requiere un software propio o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.

En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina electrónica. La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer la implementación definitiva. Téngase en cuenta que la Dian aún no ha habilitado la nómina electrónica, y se espera que el proceso se puede iniciar el 31 de mayo de 2021.